Quelques mots sur Blue Memento
C’est en 2019 que Done Technologies (Done) a développé « Blue Memento », un logiciel-service, appelé en anglais: Software as a service (SaaS). Inspiré des techniques d’intelligence artificielle, Blue Memento est un logiciel innovant pour compléter des feuilles de temps. En effet, Blue Memento réimagine complètement l’interaction des utilisateurs avec les feuilles de temps conventionnelles en les rendant plus précises, plus simples, plus intelligentes et plus intuitives.
www.bluememento.com
Le problème rencontré
Blue Memento est né d’une vision et d’un objectif ultime : libérer du temps aux employés afin qu’ils puissent vaquer à d’autres tâches plus utiles, et permettre aux employés de mieux identifier leurs priorités de travail. En effet, les efforts requis pour la complétion des feuilles de temps sont parfois très grands, ne permettant pas aux employés d’investir leur temps dans des tâches, des projets ou des activités où ils peuvent opérer à leur plein potentiel – et ainsi contribuer à rendre leur entreprise plus productive. C’est ainsi dire que le temps dédié à l’entrée des heures et au processus d’approbation de celui-ci n’est pas toujours optimal pour l’employeur ou l’entreprise.
Les défis
Avant Blue Memento, Done Technologie a mis sur pied Talia, une première tentative d’assistance à la saisie des feuilles de temps. Basé sur la technologie du moteur de clavardage (chat), l’objectif de Talia était de simplifier la vie en supprimant les irritants liés à la saisie des heures travaillées. Probablement trop en avance sur son temps, les obstacles liés à l’installation et à la sécurité ont rendu l’utilisation d’un tel produit très difficile pour les clients. Ce produit a été un échec, mais les irritants sont restés et, près de 10 ans plus tard, une deuxième tentative pour y remédier a conduit à la naissance du produit Blue Memento.
Outre cette première tentative, un autre défi fût l’adaptation et l’intégration aux systèmes existants et plateformes des clients. Cependant, grâce aux efforts de l’équipe de Done, Blue Memento est maintenant adaptable à toutes les configurations de feuilles de temps et à tous les flux de travail.
La solution
Blue Memento souhaite simplifier la vie des travailleurs, en supprimant les irritants liés à la saisie des heures travaillées. Entièrement conçu par Done Technologies, le logiciel permet de répertorier et mémoriser toutes les activités quotidiennes des utilisateurs. Il apprend de leurs habitudes afin de compléter automatiquement certains champs et même faire des suggestions. Grâce à l’assistance intelligente, les approbateurs peuvent se concentrer sur les actions qui doivent être posées en premier.
Les utilisateurs qui doivent approuver du temps bénéficient aussi de l’assistance intelligente, non seulement afin d’avoir de la visibilité sur les tâches qui composent le quotidien de leurs employés mais aussi afin de se concentrer sur les actions qui doivent être posées en premier lors de l’approbation.
La solution permet aussi de centraliser toutes les activités quotidiennes au même endroit sous la forme d’une ligne du temps éliminant la nécessité de consulter diverses sources d’informations. Ces fonctionnalités intuitives et rapides permettent de diminuer le temps requis à remplir une feuille de temps au minimum :
- Plusieurs raccourcis rapides
- Une section « favoris », avec des tâches d’une durée et fréquence variée
- Utilisation intuitive de « glisser-déposer » et « copier-coller » d’entrées de temps
- Projets, tâches et classifications alimentés directement sur le système connecté
- Recherche rapide et facile
Démarche ayant mené au succès du projet
L’équipe de Done Technologies s’est assurée d’opérer selon les principes de l’Agilité. Elle s’est assurée de développer un produit performant qui non seulement répondait aux besoins du marché et des clients, en plus de proposer les bénéfices suivants :
- Solution unique : les fonctionnalités innovantes de Blue Memento sont uniques sur le marché et répondent à un besoin réel. Blue Memento se distingue de la concurrence en offrant plutôt une solution qui répond précisément à la problématique vécue: l’étape où l’utilisateur fait l’entrée de son temps.
- Se différencier de la compétition : l’absence de concurrence directe sur la plateforme NetSuite pour les feuilles de temps fut une opportunité majeure pour la création et la mise en marché du produit. En effet, aucun produit sur le marché ne proposait aucune solution moderne ou innovante : la plupart des produits se situent davantage au niveau de la gestion et calcul de temps de projets, et les compétiteurs les plus « innovateurs » n’ont que reproduit les fonctionnalités conventionnelles en retouchant l’interface tout simplement. Et pour la compétition directe, les compétiteurs qui offrent un produit similaire visent davantage le marché des entrepreneurs indépendants ou les petites entreprises alors que notre solution se distingue en visant le marché des petites, moyennes et grandes entreprises, peu importe le nombre d’employés.
- L’intégration de l’intelligence artificielle: BL’intégration de l’intelligence artificielle : Blue Memento apprend les tâches des employés et lui fait des suggestions sur son organisation du temps, ses méthodes de travail, ses processus, etc. Le système permet aussi une synchronisation au niveau des équipes permettant une meilleure gestion du temps, des projets et des ressources qui y sont associées.
- Blue Memento s’adapte aux systèmes existants des clients ce qui permet de ne rien changer aux systèmes et processus déjà en place. Le logiciel est adaptable à toutes les configurations de feuilles de temps et à tous les flux de travail. À ce jour, il est possible de connecter Blue Memento à divers outils de calendriers, de courriels, de communication ou de systèmes de gestion de projet tels que NetSuite, Microsoft Dynamics, Gmail, Google Calendar, Microsoft Outlook, JIRA, Zoom, Azure DevOps, Mural, etc.
- Une innovation organisationnelle et sociétale. Dans un premier temps, la solution permet une meilleure gestion du temps au travail (économie de temps, utilisation de son temps à des tâches plus significatives, etc.) mais dans un deuxième temps, à travers de multiples plateformes, elle permettra aux individus de mieux gérer leur temps dans la vie de tous les jours (conciliation travail et vie personnelle, temps personnel ou en famille, etc.) et ce, pour un meilleur équilibre individuel. Le projet Blue Memento est bien plus qu’une simple solution de productivité, c’est une solution qui conjugue l’efficacité avec l’art de vivre afin de toujours mieux répondre aux besoins humains.
Les impacts
Increased Productivity and Operational Efficiency : Since its inception, the solution has saved employees between 50-80% of their time when completing timesheets. Productivité et efficacité opérationnelle supérieure Depuis sa mise sur pied, la solution a permis aux employés d’économiser entre 50-80% de leur temps lors de la complétion de leurs feuilles de temps, de leur donner de la visibilité sur leurs tâches quotidiennes et leur productivité générale. Non seulement, les employés ont pu investir leur temps dans d’autres tâches plus importantes (que la complétion de feuilles de temps), mais ont permis aux équipes et entreprises d’atteindre un niveau d’efficacité opérationnelle supérieur.
Augmenter la précision et limiter l’erreur humaine : Blue Memento permet aussi de minimiser les erreurs et d’éviter les oublis, permettant une gestion de projet plus efficace et une facturation plus précise.
Augmentation de la visibilité et de la performance des équipes : De plus, le produit ayant automatisé les rappels aux employés a permis aux gestionnaires et employeurs de sauver du temps et de soumettre à temps les heures associés à un client ou un projet, d’avoir de la visibilité sur les tâches des employés, leur temps d’exécution ainsi que la productivité de ces derniers – menant à une optimisation potentielle des processus de travail, des équipes et entreprises plus performantes.
Économie de temps et accroissement de la motivation employé : Au-delà des résultats quantitatifs, la force du produit réside dans le fait que les employés, gestionnaires et entreprises économisent non seulement du temps pour la complétion des feuilles de temps, mais ils ont aussi plus de visibilité sur ce qu’ ils passent leur temps et comment ils peuvent l’optimiser. Les clients actuels rapportent également que le processus de complétion des feuilles de temps est aussi plus agréable !
Témoignages
Client
« Après les oohs et les aahs lors de la démonstration, je savais que l’équipe allait apprécier la facilité et l’efficacité de Blue Memento. La cerise sur le gâteau, c’est que nos employés nous disent qu’ils aiment maintenant remplir leurs feuilles de temps. »
Stephanie Frisina
Directrice général et partenaire chez FUSE HEALTH
