Quelques mots sur Pyxis
Pyxis est née d’une volonté de transformer le monde du travail pour qu’il serve à la fois la performance des organisations et l’épanouissement des individus. Depuis le début des années 2000, nous proposons des alternatives progressistes aux méthodes traditionnelles, notamment à travers l’agilité.
Notre mission consiste à créer des environnements de travail exemplaires en aidant les entreprises à équilibrer les tensions constantes entre besoins clients, attentes des employés, recherche d’excellence et rentabilité. À travers nos solutions logicielles (Done Technologies), nos formations et nos accompagnements (Pyxis Doceo), nous œuvrons pour que le travail redevienne un vecteur de réalisation personnelle et de contribution significative, tout en répondant aux défis complexes d’aujourd’hui.
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Les problèmes rencontrés
La gestion comptable d’une petite entreprise comme Pyxis implique une multitude de micro-tâches préparatoires qui précèdent le véritable travail comptable.
Le processus complet des comptes fournisseurs repose sur une seule personne et génère un “travail sur le travail” considérable. Entre la collecte des factures, leur classement, les circuits d’approbation, la détection d’erreurs et la saisie comptable finale, le temps investi est disproportionné par rapport à la valeur ajoutée réellement créée.
En gros:
- Energie qui pourrait être investie à d’autres tâches qui rapportent davantage
- Plusieurs petites étapes et tâches manuelle répétitives et chronophages
- Gestion manuelle qui peut engendrer des erreurs.
Les défis
Les principaux défis concernent d’abord la reconnaissance des factures reçues. Les factures des fournisseurs sont toutes différentes et comportent parfois des informations non structurées. Nous devons donc faire appel à l’IA en plus d’utiliser des technologies d’OCR solides.
Ensuite il faut associer les factures reçues à des fournisseurs existants dans notre logiciel comptable et effectuer les écritures adéquates en fonction de nos règles d’affaires en vigueur. Il faut donc comptabiliser les factures des fournisseurs en utilisant l’API de notre logiciel comptable (Netsuite).
En résumé:
- Les tâches nécessitent une attention particulière, car le format des factures, les informations et le traitement des paiements varient d’un client à l’autre.
- Pas facilement automatisable.
La solution
Nous voulions une solution automatisée, utilisant un modèle IA pouvant apprendre à l’utilisation et ne nécessitant pas trop de lignes de code car elle doit pouvoir évoluer rapidement et selon les besoins. Nous nous sommes tournés vers des solutions de Microsoft répondant exactement à nos besoins.
Nous avons utilisé Power Automate pour la mise en place de Flux Automatisés pour le traitement des factures (réception et classement) ainsi que le circuit d’approbation. Le traitement des factures est fait grâce à un modèle IA personnalisé de reconnaissance de documents utilisant à la fois un OCR et l’IA. Le modèle a été entraîné à partir de plusieurs collections de factures existantes.
Finalement, nous avons utilisé la technologie Power Apps de Microsoft pour les interfaces permettant les interventions humaines avant l’envoi des factures fournisseurs à Netsuite en utilisant le REST API de Netsuite.
Démarches ayant mené au succès du projet
L’équipe a adopté une approche de développement par étapes, en priorisant d’abord la résolution des éléments critiques et à risque élevé de la solution. Les deux défis techniques majeurs identifiés étaient :
- La capacité de traitement automatisé des factures reçues par courriel
- L’intégration avec l’API REST de NetSuite en utilisant les technologies recommandées
Une fois ces fondations techniques validées et stabilisées, l’équipe a procédé à l’automatisation progressive de chaque étape du processus métier, jusqu’à la comptabilisation finale dans NetSuite.
